Arcane Experience

Le team building vu par un employé embauché en pleine crise sanitaire

Je m’appelle Alexis, j’ai 26 ans, je suis un fan inconditionnel de Robin Williams et j’adooore jouer ! Je peine à ranger les quelque 63 jeux de société qui décorent le salon de mon petit appartement parisien…

Depuis mars 2020, je travaille en tant que concepteur particulièrement polyvalent au sein de l’agence de gamification Arcane Expérience. Je conçois des jeux innovants pour entreprise et je veille au bon déroulement de leur production. Si j’ai précisé « particulièrement polyvalent » deux lignes plus haut, c’est que la crise sanitaire a accentué le besoin d’être parfaitement agile ! Imaginer des solutions digitales convaincantes et adaptées à des conditions de travail changeantes. Accompagner des clients souhaitant améliorer la cohésion de leur équipe dans leurs enjeux RH à distance. Assurer le suivi de prestataires depuis chez soi…

En revoyant l’année qui vient de s’écouler, je n’en reviens toujours pas ! De quels étranges maux ont été prises mes patronnes en mars 2020 lorsqu’elles m’ont proposé un CDI, alors au début d’une terrible crise qui impacterait le monde entier ? 

Tout aurait pu être un fiasco ! Un scénario probable aurait eu pour rôles titres des clients absents et une entreprise qui s’embourbe, incapable de rebondir face à l’arrêt brutal de ses événements en physique. Heureusement, notre histoire comme celle de nos clients est plus positive !

Dans les quelques lignes qui suivent, je porte un regard réaliste et optimiste sur le team building digital. Je reviens sur les réussites et les échecs de nos nouvelles solutions mises en place depuis un an.

Concevoir un teambuilding digital : une nécessité ?

Le sujet du team building digital a été une de mes premières réflexions à mon arrivée au sein de l’agence. Face à la fermeture des salles d’escape game et au premier confinement, nous devions évidemment rebondir. Le digital était apparu comme la meilleure solution pour permettre de répondre aux problématiques de cohésion des équipes de nos clients. Mais ces clients allaient-ils nous suivre ?

En mai 2020, nous avons lancé notre premier jeu digital basé sur un de nos formats phares, le jeu d’enquête. Nous avons pensé cette solution ludique pour maintenir la cohésion d’équipe à distance dans les équipes de nos clients. En équipes, des joueurs doivent résoudre une enquête en ligne. Un comédien les accueille sur Zoom et les immerge dans l’univers. À la fin du jeu, on établit un classement selon les conclusions rendues par chaque équipe.

Il était impensable pour moi de faire un simple copier-coller de nos jeux existants et de l’appliquer au numérique. Nous voulions profiter pleinement des fonctionnalités d’internet et des outils de visioconférence. Plus encore, nous nous sommes appuyés sur les contraintes du distanciel pour imaginer une mécanique de jeu cohérente avec les objectifs.

Dans n’importe quel projet en entreprise, chaque membre est affilié à une tâche/mission précise. Mais souvent, on en perd la vision d’ensemble. L’enjeu est alors de trouver la bonne manière de communiquer pour venir à bout de l’objectif commun. Le concept de ce jeu en ligne est le même. Pour venir à bout d’une énigme, les joueurs disposent d’indices individuels sans connaître la manière de la résoudre. Chacun doit alors trouver un moyen de communiquer ses indices à ses camarades à travers son écran, parfois sans pouvoir parler. Ce n’est que lorsqu’ils ont mis en commun ces informations qu’ils parviennent à avoir une vision globale de l’énigme.

Grâce au digital, nous avons pu imaginer de nouvelles approches de communication pour nos clients, irréalisables en physique !

Des clients d’abord réticents envers le digital

Les premières semaines qui suivirent le lancement de ce premier jeu digital permettant de créer une cohésion et une dynamique de groupe furent plus difficiles que pour nos précédents jeux. À l’été 2020, les clients étaient réticents à l’idée d’engager leurs collaborateurs derrière un écran. Beaucoup d’entre eux espéraient à l’époque revenir rapidement en présentiel et comptaient attendre ce moment pour organiser leur team building. Et pour cause, on n’observe pas le même degré d’attention en ligne qu’en présentiel. Notre priorité était alors d’imaginer un format simple et engageant pour chaque collaborateur.

Malgré tout, nous avons observé des premiers retours très positifs de la part de ceux qui ont tenté l’aventure digitale. Après la rentrée scolaire, on pouvait noter une augmentation nette de la demande. Les Français acceptant de plus en plus le fait que le retour à la normale ne serait pas pour tout de suite, voire acceptant l’idée qu’il fallait carrément changer de normalité. Aujourd’hui, notre taux de fidélisation pour le team building dépasse toutes nos espérances. Entre janvier et avril 2021, plus de 50% de nos clients ont effectué au moins 2 team buildings digitaux !

Le format a tellement plu que nous avons dû imaginer 2 nouvelles expériences virtuelles en l’espace de 3 mois. La première, Quiz Master est un quiz loufoque animé à la manière d’un jeu télévisé. L’objectif : instaurer une véritable interactivité entre tous les participants dans une ambiance conviviale. La seconde, The Last Show, est un nouveau jeu d’enquête en ligne, dans la veine que notre premier jeu digital. Cela nous a permis d’affiner encore plus la mécanique de jeu et de satisfaire au mieux nos clients.

Les avantages indéniables du team building digital

Durant les trois semaines qui ont précédé Noël 2020, j’ai accompagné plus d’une vingtaine de clients et près de 500 joueurs dans la mise en place d’activités de team building à distance. Il faut dire que la mise en place d’une activité digitale est bien plus simple que pour un événement physique, que ce soit pour l’agence comme pour le client. Pas de restaurant à réserver, de signalétique à imprimer ou de point de rassemblement à communiquer, non. Ici, juste l’envoi d’un email d’invitation contenant le lien de la réunion en visioconférence et quelques informations sur le déroulement du jeu.

Habitués à un certain processus organisationnel lors de nos événements physiques, nous étions tentés lors de la création de notre premier jeu digital de constituer un nombre précis d’équipes de joueurs en avance. Il s’est vite avéré que c’était plus fastidieux qu’autre chose en raison du nombre très variable de participants. Certains joueurs se désistaient parfois au dernier moment, nous contraignant à changer notre liste d’équipes. Pour renforcer l’équipe et créer une dynamique de groupe, les joueurs doivent pouvoir compter sur la présence de leurs collègues. Nous avons donc dû revoir ce processus. Après plusieurs tests, la préparation est aujourd’hui beaucoup plus légère. Aujourd’hui, nos animateurs constituent directement les équipes lors de l’événement selon le nombre de participants connectés. Travailler ensemble est alors bien plus simple !

Des joueurs de plus en plus autonomes

Le digital étant ce qu’il est, j’ai très tôt été alerté sur le fait que les joueurs ne seraient pas tous à l’aise avec l’informatique. Il fallait que nos solutions soient simples et le plus ergonomique possible. Nous étions au début tenté de fournir aux joueurs un maximum d’informations pour les guider au mieux. Mais au terme d’un rodage efficace, nous avons réduit le brief de l’animateur envers les joueurs et en début d’événement après avoir remarqué que ces derniers apprenaient intuitivement les règles en découvrant progressivement le jeu. On peut faire l’analogie avec le jeu vidéo qui, au fur et à mesure des années, a vu disparaître les livrets de règles de ses boîtiers pour offrir un apprentissage directement in-game.

J’ai également observé une accentuation considérable de l’autonomie des collaborateurs due à la démocratisation du télétravail. Lors de nos activités, les participants sollicitent de moins en moins les animateurs en début ou en cours de partie pour des problèmes “techniques” (micro débranché, webcam éteinte…) ou des blocages sur des énigmes. Le taux de réussite des équipes jouant au Crime et l’Écrivain (j’entends par là le fait de terminer l’intégralité du jeu dans le temps imparti) est passé de 60% à 95% en 6 mois ! Une belle performance des équipes.

 

Une conclusion optimiste envers le team building digital

Je serais tenté de dévoiler plus encore mes impressions et mon travail dans la création et l’organisation d’événements numériques innovants. Ces 12 derniers mois n’ont été simples pour personne. Apprendre un métier en pleine mutation dans une période floue pour mon entreprise et nos clients fut particulièrement éprouvant. Pour autant, le pari est aujourd’hui réussi pour tout le monde. Nos clients nous le prouvent par leur fidélisation grandissante et par les résultats concrets observés. Il est certain que le digital nous a ouvert de nouvelles perspectives. Le team building est devenu d’autant plus important à distance. Finalement, j’ai le sentiment que cette crise a donné plus de sens à ce que nous faisons et que le jeu a encore beaucoup à nous apprendre !

Mes 12 conseils sur la construction d’une équipe en ligne

Envie de vous lancer dans l’aventure de la cohésion d’équipe à distance ? Découvrez mes 12 conseils sur la construction d’une équipe en ligne.

1. Clarifier la répartition des équipes

De nombreuses équipes sont en fait des groupes. Les équipes ont un objectif commun, qu’elles ne peuvent atteindre qu’ensemble. Les groupes peuvent avoir certains intérêts communs, mais moins d’interdépendance. Vous pouvez souvent déterminer s’il s’agit d’une équipe ou d’un groupe par sa taille : Une équipe a plus de chances de comprendre 5 que 9 personnes, mais pas 25.

S’il y en a 25, il peut s’agir d’une équipe d’équipes, auquel cas il y a différents niveaux d’objectifs. Mais il n’est ni amusant ni judicieux de travailler en permanence avec 25 personnes dans le cadre du développement d’une équipe – en ligne ou en direct. L’art du développement d’une équipe en ligne réside donc dans l’adaptation des groupes. Il est indispensable d’avoir une discussion clarifiée avec le manager pour savoir s’il veut ou non faire partie de l’équipe pour une meilleure cohésion au sein de celle-ci.

2. Réduire la taille de l’équipe

D’après notre expérience, les équipes de travail en ligne devraient être plus petites que celles auxquelles nous sommes habitués en présentiel.

La raison : il est plus difficile de garder un œil sur tout le monde lors des vidéoconférences. Chaque personne supplémentaire risque d’augmenter la confusion, la taille de l’écran étant limitée en distanciel. Les signes interpersonnels sont également plus difficiles à interpréter. Cela accroît le besoin de communication. Une équipe plus intime est alors à favoriser pour créer un sentiment de cohésion.

Pour certaines mesures, cependant, il est tout à fait possible de se réunir dans un groupe plus important : Le cadre plus large est idéal lorsqu’il s’agit d’apprendre à se connaître dans le grand groupe, les notes clés et les impulsions, les processus créatifs et l’intelligence en essaim. Tout cela peut se faire très bien en ligne, voire mieux qu’en personne. Parce que ce qui rend la présence confuse est beaucoup plus clair ici.

 

3. Favoriser la confiance et la cohésion entre les membres

Il est difficile de faire confiance à un bloc vidéo. La confiance a une composante affective et une composante cognitive. La confiance affective implique que je fais confiance en chque membre. Par exemple, j’ai confiance en le fait que quelqu’un ne va pas se moquer de moi ou profiter de moi. La confiance cognitive signifie que j’ai confiance dans la compétence et la fiabilité de l’autre personne. Ces deux aspects jouent un rôle dans le développement des équipes en ligne. Il faut une bonne relation avec les collaborateurs au sein de l’équipe, c’est pourquoi il faut ouvrir grand l’espace pour apprendre à se connaître ce qui créera un réel sentiment d’appartenance et permettra de créer un lien. L’entraide est clé à cette étape. Chaque collaborateur doit motiver son prochain, faire preuve de bienveillance et être soutenu par le management.

4. Clarifiez votre propre rôle – et ne faites pas tout.

Selon notre matrice des rôles, les développeurs d’équipe ont quatre rôles différents : la facilitation, le coaching, le conseil et la formation. Lors de la clarification de la mission, le consultant est sollicité – également pour la conception des événements et le nombre de participants.

Dans la phase de constitution de l’équipe, vous jouez le rôle de formateurs et de facilitateurs dans un rôle d’activation. Dans la phase d’intervention proprement dite, en revanche, l’accent est moins mis sur la formation et plus sur la facilitation et le coaching – il s’agit désormais de stimuler la réflexion et la performance de l’équipe. Les sujets peuvent parfois être plus difficiles, traitant par exemple de conflits plus ou moins importants.

Les rôles de formateur et de coach, en particulier, sont parfois difficilement compatibles l’un avec l’autre, car le facilitateur et le coach s’en remettent aux pouvoirs d’autosolution de l’équipe et restent en arrière-plan, tandis que le formateur prend également un rôle d’activateur.

Il se peut donc que dans un processus de développement d’équipe, les mêmes personnes ne soient pas et ne doivent pas être actives dans toutes les phases – également pour que l’équipe puisse percevoir la différence. Favoriser l’esprit d’équipe sera possible si l’ambiance de travail est calme et sereine.

5. Travailler en équipe et en tandem

L’atelier en ligne bénéficie encore plus des tandems de formateurs que le séminaire en direct. Il y a plusieurs raisons à cela : D’une part, il faut beaucoup plus de concentration et d’attention pour percevoir les humeurs et les besoins des participants à une vidéoconférence. D’autre part, l’utilisation parallèle du chat et de la communication directe sur écran offre un grand potentiel. Ensuite, il est également vrai que la variété en ligne est importante. Cela vous permet de rester attentif si ce n’est pas toujours la même personne qui s’active.

Nous recommandons vivement un autre modérateur pour les groupes de 8 personnes ou plus. Pour les groupes plus importants, il devrait y avoir un animateur pour 6 à 7 personnes, qui peut également participer aux différentes sessions en petits groupes.

D’après notre expérience, les gens ont parfois plus de mal à s’ouvrir en ligne qu’en présentiel. Les conflits quant à eux ne sont pas aussi rapidement visibles. Une deuxième personne peut également être plus observatrice des interactions interpersonnelles et rechercher des conversations bilatérales, par exemple.

 

6. Intégrer les processus d’intégration au développement de l’équipe

De plus en plus de nouveaux employés n’ont jamais rencontré leurs collègues en personne. Il est donc essentiel de veiller à fédérer vos équipes en plus tôt dans ce cas de figure. C’est là que les responsables des ressources humaines sont mis au défi d’adapter leurs concepts antérieurs, car une intégration de plus en plus structurée dans les équipes et les groupes de travail est nécessaire. Favoriser une dynamique permettra d’augmenter la productivité et l’activité des équipes.

Pour le facteur de confiance, vous avez besoin de bonnes microstructures et d’un concept qui inclut la constitution d’une équipe comme élément de base. La question de la culture est plus importante ici qu’en direct, où l’on s’imprègne de la culture en très peu de temps – aucun mot n’est nécessaire, l’observation silencieuse suffit. Ce n’est pas possible ici. Cela nécessite des idées créatives telles que le « reportage culturel » ou la formation en tandem, où le nouveau venu joue simplement le rôle de mouche du coche auprès d’un vétéran plus ancien pendant une journée et, par exemple, assiste discrètement aux réunions ou suit les discussions.

 

Alexis Roumier, chef de projet chez Arcane Experience

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